【Gmail】重要なメールをPDFファイル形式に変換して保存する方法

3 min
こんな要望や悩みにおこたえします
  • 印刷しないでメールを保存しておける方法が知りたい
  • 受信フォルダにあるメールを探すのが面倒

PDF保存なら迷子になりにくいしインク代もかかりません。

この記事では、受け取った大切なメールをPDF形式に変換して保存する方法をご紹介します。

ドメインを取得したときや、注文・決済が完了したときなど、いろいろな場面で届く保管必須のメール。この方法を使って整理してみてください。

この記事の内容は、Gmail をお使いの場合に有効な方法です。

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具体的な手順

  1. STEP

    保存したいメールを開く

  2. STEP

    右上のプリンタマークをクリックする

  3. STEP

    印刷設定の画面が表示される

  4. STEP

    「PDFに保存」あるいは「プリンター名+『印刷』の青ボタン」が表示される

    前回利用した内容を引き継いで表示されます。

  5. STEP

    送信先に「PDFに保存」を指定する

    ※プリンタ名が表示されている場合のみ変更が必要です。

    1. 「変更」をクリック
    2. 「送信先の選択」が表示される
    3. 「PDFに保存」をクリック
    4. 「詳細設定」をカスタマイズ
    https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-.png

    ことり

    詳細設定については後述します。

    ※「PDFに保存」と表示されている場合、変更する必要はありません。

  6. STEP

    保存する

    画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: pdf-g-13-1-500x288.jpg
    1. 保存場所を選ぶ
    2. 覚えやすい名前を付ける
    3. 「保存」をクリック
  7. STEP

    完了

    画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: pdf-g-14.jpg

    ▲このような画面に変わるので、閉じて終了。

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-.png

ことり

種類や受信/送信年月日などでフォルダ分けしておくと探しやすいですよ。

送信先(保存先)の詳細設定について

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-.png

ことり

ここではSTEP54番で触れた詳細設定についてお伝えします。

【1】ページ

保存したいメールが複数ページにわたる場合のみ、ページ指定が可能です。

数字は半角を使ってね。

  • 「,(カンマ)」で区切る

1・3ページ目を保存する場合

  • 「-(ハイフォン)」でつなぐ

1~2ページ目を保存する場合

【2】レイアウト

通常は縦になっており、用紙を縦長に置いた状態で印刷されます。

用紙を横置きの状態で読みたいときはこちらを選択します。縦の場合よりページ数が多くなる場合があるので注意。

【3】用紙サイズ

通常はA4に設定されていますが、実はいろんなサイズで保存できます。

【4】余白

  • 規定
  • なし
  • 最小
  • カスタム(自由設定)

が選べます。

特にこだわりがなければ「規定」でOK。

【5】倍率

通常は88%に設定されています。100%を上限に、変更が可能です。

特にこだわりがなければ「88%」でOK。

【6】オプション

  • ヘッダーとフッター

保存しようとしている日付やページの情報が上下の余白に表示されます。

  • 背景のグラフィック

チェックを外すと、HTMLメールに付加されている背景の情報が削除されます。

インク代を節約したいとき使うといいよ。

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-nene.png

ねね

PDFとは

PDFというのは「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の頭文字を取ったもので、世界中で利用されている電子ファイル形式のひとつです。

日本語にすると、という意味です。

  • ポータブル:持ち運べる
  • ドキュメント:文書
  • フォーマット:形式
https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-.png

ことり

▲とっても興味深いお話でしたよ。ぜひ読んでみてくださいね。

拡張子(ファイル形式を表す略称。アルファベットで表記される)は「.pdf」。

ファイルには▼こんなマークが表示されてます。

よ~く見かけるよね。

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-nene.png

ねね

アメリカに本拠を置く Adobe Systems(アドビシステムズ)社が開発したソフトウェアです。

PDFの特長について、Wikipediaでは▼このようにまとめられています。(2020年4月24日現在)

特定の環境に左右されずに全ての環境でほぼ同様の状態で文章や画像等を閲覧できる特性を持っている。

引用:Portable Document Format – Wikipedia

特に Exce(lエクセル)などは通常、編集したときと違うPCでデータを開いたり、プリンタを変えたりすると、レイアウトが崩れることがあります。

  • 印刷すると改行が入っていた
  • 最後尾が切れていた

なんて経験、ありませんか。

「Excel あるある」だね。

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-nene-angry.png

ねね

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-komaru.png

ことり

印刷して初めて気づいてガッカリするやつ。

これに対し、PDFはレイアウト崩れの心配がほとんどありません。見た目(プレビュー)とほぼ同じ状態で用紙に印刷されるのです。

おわりに

重要なメールは受け取ったらすぐ、この「ひと手間」をかけておくといいですね。

不要なメールを整理していてウッカリ要るものまで消してしまっても、あわなくて済みます。

https://setouchi-kotori.com/wp-content/uploads/k-.png

ことり

名前を変えて保存したり、フォルダ分けしたり。工夫して整理しましょ。

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