【Gmail】重要なメールをPDFファイル形式に変換して保存する方法

こんな人のための記事です

印刷しないでメールを保存しておける方法はないのかしら。 

受信フォルダにあるメールを探すのって意外と面倒なんだよね。

あります、そんなお悩みを解決する方法。

ねね

PDFにすれば迷子になりにくいし、インク代もかからないよ。

というわけでこの記事では、受け取った大切なメールをPDF形式に変換して保存する方法をご紹介します。

ドメインを取得したときや、注文・決済が完了したときなど、いろいろな場面で保管必須のメールが届きますよね。

ことり

この方法を使って整理してみてくださいな。

MEMO
この記事の内容は、Gmail をお使いの場合に有効な方法です。

具体的な手順

STEP.1
保存したいメールを開く

STEP.2
右上のプリンタマークをクリック

STEP.3
印刷設定の画面が表示される

この画像のように『PDFに保存』となっている場合と・・・

 

この画像のようにプリンター名が出て、青いボタンに『印刷』と表示されている場合があります。

 

これは前回どちらを利用したか、またPC環境などによっても表示内容が変わります。

ことり

『EPSON EP-805AW』というのは我が家で使用しているプリンタの型番です。

ねね

『IC6CL70L』は?

ことり

インクの番号だよ。メモ代わりに。笑

STEP.4
送信先に『PDFに保存』を指定する

ことり

プリンタ名になっていた場合のみ、ここを変更します。

①『変更』をクリック

 

のように『PDFに保存』となっていた場合、変更する必要はありません。

 

②『送信先の選択』画面が表示されたら『PDFに保存』をクリック

STEP.5
『詳細設定』をカスタマイズ

 

 

①ページ

 

保存したいメールが複数ページにわたる場合のみ、ページ指定が可能です。

ねね

数字は半角を使ってね。

 

◆カンマ『, 』で区切る

 ⇒1ページ目・3ページ目のみ保存します。

 

◆ハイフォン『-』でつなぐ

 ⇒1~2ページ目を保存します。

 

②レイアウト

 

◆縦

通常はこちらになっており、用紙を縦長に置いた状態で印刷されます。

 

◆横

用紙を横置きの状態で読みたいときはこちらを選択します。縦の場合よりページ数が多くなる場合があるので注意。

 

③用紙サイズ

 

通常はA4に設定されていますが、実はいろんなサイズで保存できます。

 

④余白

 

規定/なし/最小/カスタム(自由設定)が選べます。

ねね

通常は『規定』でOK。

 

⑤倍率

 

通常は88%に設定されています。100%を上限に、変更が可能です。

 

⑥オプション

 

◆ヘッダーとフッター

保存しようとしている日付やページの情報が上下の余白に表示されます。

 

 

◆背景のグラフィック

 

チェックを外すと、HTMLメールに付加されている背景の情報が削除されます。

ねね

インク代を節約したいとき使うといいよ。

STEP.5
保存する

 

① 保存場所を選ぶ

② 覚えやすい名前をつける

③『保存(S)』をクリック

STEP.5
保存が完了すると・・・

このような画面に変わるので、閉じて終了。

ねね

種類/年月日などで分類しておくと探しやすいよ。

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ところでPDFって何?

PDFというのは『Portable Document Formatポータブル・ドキュメント・フォーマット』の頭文字を取ったもので、電子ファイル形式のひとつ。

日本語にすると、

  • portableポータブル・・・携帯できる・持ち運び可能な
  • documentドキュメント・・・文書・資料
  • formatフォーマット・・・型式・形式・様式

という意味です。

今や国際標準となっていて、世界中で利用されているんですと。

参考 Adobe PDFとは?PDF、この3文字が世界を変えた
ことり

とっても興味深いお話でしたよ。ぜひ読んでみてくださいね。

拡張子(ファイル形式を表す略称/アルファベットで表記される)は『.pdf』で、ファイルにはこんなマークが表示されてます。

ねね

よく見るよね。

アメリカに本拠を置くAdobe Systemsアドビシステムズ社が開発したソフトウェアです。

https://get.adobe.com/jp/reader/

PDFの特長について、Wikipediaではのようにまとめられています。

特定の環境に左右されずに全ての環境でほぼ同様の状態で文章や画像等を閲覧できる特性を持っている。

Wikipediaより

 

特に Excelエクセル などは通常、編集したときと違うPCでデータを開いたり、プリンタを変えたりすると、レイアウトが崩れることがあります。

  • 印刷すると改行が入っていた
  • 最後尾が切れていた

なんて経験、ありませんか。

ねね

『Excel あるある』だね。

ことり

印刷して初めて気づいて『んぎ~っ』てなるやつ。

これに対し、PDFはレイアウト崩れの心配がほとんどありません。見た目(プレビュー)とほぼ同じ状態で用紙に印刷されるんです。

おわりに

重要なメールを受け取るたびに、この作業をしておくといいですね。

不要なメールを整理していてウッカリ要るものまで消してしまっても、あわてなくて済みます。

ねね

名前を変えて保存したり、フォルダ分けしたり。工夫して整理しましょ。

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おまけ

保存先がパソコンの中だけというのは不安ですよね。

機械ですから、急な故障も考えられます。落雷で壊れることだって・・・。

でもわざわざUSBに保存するのも面倒。それに、必ずやれが発生するでしょう。

DropboxドロップボックスOne DriveワンドライブGoogle Driveグーグルドライブ などに入れておくという方法もありますが、もっと見つけやすく整とんしましょう。

利用するのは Gmail の下書きフォルダ。

日付・分類の分かるタイトルをつけた新規メッセージを作成し、送信前の状態で保存しておくんです。

ここなら、間違って削除してしまうことはまずありません。

ことり

具体的な方法はまた記事にまとめますね。

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